Mitteilungen des Vorstandes


Außerordentliche Mitgliederversammlung 2021

Verlängerung der Bewerbungsfrist

Aufgrund einer vom Vorstand nicht zu vertretenen Verzögerung bei der Auslieferung der Fernschachpost wird die Bewerbungsfrist für die nachzubesetzenden Vorstandsämter bis zum 7.7.2021, 23:59 verlängert. Dies ist notwendig um auch den Mitgliedern, die vereinsbezogene Informationen hauptsächlich über die Fernschachpost erhalten die Möglichkeit zu geben, von ihrem passiven Wahlrecht Gebrauch zu machen und sich für die vakanten Posten zu bewerben.

Der Termin der Mitgliederversammlung als solches bleibt hiervon unberührt.


Außerordentliche Mitgliederversammlung 2021

Einberufung, Bekanntgabe der Tagesordnung, Aufruf zu Kandidaturen

Gemäß § 8 der Vereinssatzung beruft der Vorstand des Deutschen Fernschachbundes e.V. hiermit eine außerordentliche Mitgliederversammlung 2021 ein. Die Mitgliederversammlung wird in der Zeit vom 26.7.21 bis 4.8.2021 in schriftlicher Form durchgeführt. Gemäß § 7 der Vereinssatzung gibt der Vorstand die folgende beschlossene Tagesordnung bekannt. 1. Nachwahl des Turnierdirektors 2. Nachwahl des PR Managers 3. Nachwahl des Schatzmeisters 4. Wahl eines Revisors Zugleich ruft der Vorstand des Deutschen Fernschachbundes e.V. die Mitglieder zur Kandidatur für alle oben genannten Ämter innerhalb des Vorstands auf. An einer Kandidatur interessierte Mitglieder für eines dieser Ämter können Ihre Bewerbungen bis spätestens 27.6.2021, 23:59 Uhr, an Geschäftsführer Hartmut Hering, Schoppershofstr. 43, 90489 Nürnberg oder per E-Mail an geschaeftsfuehrer@bdf-fernschachbund.de oder mailkontakt@bdf-fernschachbund.de senden.

Weitere Informationen des Vorstands folgen in Kürze



Liebe Schachfreundinnen und Schachfreunde,

Als gewählter Präsident des Deutschen Fernschachbundes, möchte ich in dieser Mitteilung eine Einschätzung über die bisherige Tätigkeit des Vorstandes und einen Ausblick geben, welche Aufgaben in naher Zukunft zu bewältigen sind. Des Weiteren möchte ich die Gelegenheit für eine kurze Reflektion der Vergangenheit nutzen.

Der Start der Arbeit des neuen Vorstandes war verbunden mit der Suche nach geeigneten Mitgliedern für die Ämter des Schatzmeisters und des PR-Manager. Diese Situation hätte nicht eintreten müssen, wenn im Vorfeld durch den alten Vorstand sein kompletter Rückzug kommuniziert worden wäre, was ja schon im September 2020 feststand. Die Information über mögliche Kandidaten für diese Funktionen war hilfreich und wurde auch genutzt. Ein weiteres Erschwernis in unserer Tätigkeit, ist die nicht vollständige Belastbarkeit des neues Geschäftsführer, einerseits durch den späteren Einstieg in seiner Tätigkeit aus privaten Gründen und der unzureichenden Einarbeitung in dieses Amt. Obwohl der jetzige Geschäftsführer schon seit Januar 2020 als Assistent der Geschäftsführung eingearbeitet wurde, bestehen immer noch Defizite bei der Amtsausübung. Dieses scheint u.a einer nicht vollumfänglichen Einarbeitung sowie fehlenden Unterlagen geschuldet zu sein.

Eine Übergabe des Amtes des Präsidenten erfolgte dahingehend, dass der jetzige Präsident als "nationaler Delegierter" bei ICCF gemeldet wurde. Eine Übergabe von Dokumenten aus der Amtszeit von 2019 bis 2020 erfolgte nicht. Bei den laufenden Vorgängen (Turniere im ICCF) erfolgte ein Austausch auf Nachfrage.
Beim Amt des Schatzmeister konnte nach der Aufnahme der kommissarischen Tätigkeit durch den neuen Schatzmeister und der Übergabe der Datenbank, der Aufbau einer ordnungsgemäßen Struktur des Mitgliederwesen (Finanzen)begonnen werden. Gegenwärtig stehen wir kurz vorm Erreichen, dass unser Verein wieder in diesem Bereich die Rechtssicherheit erlangt hat und die Tätigkeiten wieder im Rahmen der Datenschutzverordnung ausgeübt werden.
Im Tätigkeitsbereich des kommissarischen PR-Manager erfolgte eine sachbezogene Übergabe des Verantwortungsgebietes bis hin der Unterstützung bei Nachfragen durch die ehemalige Vertreterin des Vorstandes.
Die Position des Turnierdirektors wechselte durch die Wahl nicht, konnte somit durch den Amtsinhaber weitergeführt werden.

Der Ablauf der Übergabe der Unterlagen zu den neuen Amtsträgern stellt sich als ein problembehafteter Vorgang da. Durch seine Vorgänger wurde der neue Vorstand
mittels zahlreicher Mails in die Lage versetzt, den täglichen Arbeitsablauf des Vereins fortzuführen und somit auch tätig zu werden. Nach einer Zusammenstellung aller Unterlagen und Informationen durch den Vorstand, wurde am 1.4.2021 eine vorläufig letzte Liste mit offenen Fragen und fehlenden Unterlagen übergeben.
Die Abarbeitung der Liste durch ein ehemaliges Vorstandsmitglied wurde von diesem genutzt, den jetzigen Präsidenten persönlich anzugreifen und zu diffamieren, u.a. wurde die Übergabe der Liste als "Aprilscherz" von den ehemaligen verantwortlichen Mitgliedern gesehen. Leider lässt sich seit Ende Januar in der Korrespondenz jenes ehemaligen Vorstandsmitglieds zum amtierenden Präsidenten ein diskriminierendes Verhalten feststellen, was die endgültige Übergabe deutlich erschwert.
So behalte ich mir vor die persönlichen Angriffe gegenüber meine Person durch den Ehrenrat prüfen zu lassen.

Was konnten wir in unserer Arbeit an Aufgaben schon lösen und wo werden wir Schwerpunkte für die Arbeit setzen.

Bereich Spielbetrieb
DFM und DFMM
Ganz aktuell wurden die Startschreiben zur 53. DFM verschickt, womit das Turnier zum 21.4.2021 gestartet.
Bei der Vorbereitung der 14. DFMM sind wir der Überzeugung, dass es uns, trotz der vorhandenen fehlerbehafteten Startschreiben zur 13.DFMM gelingen wird, eine Ausschreibung zum 1.7.2021 und Starttermin am 15.10.2021 zu realisieren. Die vom Vorstand ins Leben gerufene Arbeitsgruppe (aus Turnierdirektor, Turnierleiter, Schachfreund Cremerius, Geschäftsführer, Präsident) zur Vorbereitung der DFMM wird in diesem Zusammenhang sich mit der Modifizierung der MTO und SpO befassen. Hier muss eine schnellere und effektivere Arbeit entstehen, insbesondere durch die mitwirkenden Vorstandsmitglieder.
Es befinden sich mehrere Turniere zum 75. Jubiläum des BdF auf dem BdF Server und auf dem ICCF Server in Planung, die mit Datum um den 26.8.2021 gestartet werden sollen.
Nach der Bestätigung entsprechender Vorstandsbeschlüsse zur Ausrichtung der Turniere (einschließlich Kostenplanung) und der Anmeldung beim ICCF ist eine entsprechende Veröffentlichung der Ausschreibungen für den 1.5. 2021 vorgesehen.
Die vorbenannten Aufgaben haben in der nächsten Zeit die höchste Priorität in der Vorstandsarbeit.

Im Rahmen der Delegierung von Spielerinnen und Spielern zu Einladungsturnieren oder Mannschaftsturnieren konnten alle Einladungen erfüllt werden.

Bereich Homepage und Datenschutz
Während der Zeit der Übernahme der Amtsgeschäfte musste der Vorstand auf 2 Anfragen der Datenschutzbehörde über Versäumnisse in der Datenauskunftserteilung und in der Verletzung von Datenschutzauflagen auf unserer Homepage die in die Amtszeit des vorherigen Vorstandes fallen, reagieren. In der Abarbeitung dieser Vorgänge wurde durch den Webmaster noch weitere Unzulänglichkeiten die einen Verstoß gegen die Verletzung der DSVGO beinhalteten, bereinigt. Da der Vorstand feststellen musste, dass u.a. noch Mailaccounts und Formulare aktiv sind, deren Herkunft und Verantwortlichkeit nicht verifiziert werden können, gilt es auch aus diesem Grunde die Neugestaltung der Homepage zu forcieren.
Eine Bemerkung zu Veröffentlichungen von Vorstandsbeschlüssen bzw. der ordnungs- und satzungsgemäßen Führung. Alle bisher beschlossenen Beschlüsse sind wie in den letzten Jahren in einer Datenbank und als PdF Dokument verarbeitet. Der Vorstand wird mit dem Erstellen eines internen Bereichs auch dieses wieder den Mitgliedern zeitnah zur Verfügung stellen. Hierzu ein Vergleich Vorstandsbeschluss 27/2020 vom 26.8.2020 beinhaltet die Genehmigung der Mannschaft für die nächste Europameisterschaft (Finale) in der Beschlussfassung einschließlich der Begründung befinden sich keine Namen und auf Anfrage am 1.4.2021 hat der Vorstand darauf auch keine Antwort erhalten. Dieses Vorgehen hat aber nicht der neue Vorstand zu verantworten.

Bereich Datenbanken und Finanzen
Hier wurde durch den Vorstand in den ersten drei Monaten zwei Datenbanken (Mitgliederdatenbank und Nenngelddatenbank) bzw. das Arbeiten mit diesen Datenbanken und der entsprechende Informationaustausch so modifiziert, das schnelle Entscheidungen bei Turnieranmeldungen erfolgen können und das die Voraussetzungen geschaffen wurden, die Informationswege innerhalb der Verantwortlichen zu straffen.

PR-Bereich
Die Fertigstellung der Newsletter und der Fernschachpost sind durch die kontinuierliche Arbeit des PR-Manager gewährleistet. Durch einen weiteren Rückgang der Abonnenten der Fernschachpost wird der Vorstand geeignete Maßnahmen und Ideen entwickeln müssen, um diese Entwicklung zu stoppen.

Allgemeines
Ein weiterer Arbeitspunkt in der Tätigkeit des Vorstandes ist die Feststellung über den Zustand des Archivs und die dann daraus ergebenen Aufgaben. Nach bisherigen Erkenntnissen gibt es zu unserem Archiv keine Übersicht, aus der eine Struktur oder ein Inhaltsverzeichnis abzuleiten wären.
Im Bereich Ehrungen von verdienstvollen Mitgliedern gibt es noch einen deutlichen Rückstand, dieser wird voraussichtlich bis Ende April behoben sein, so dass ab dann auch hier ein aktueller Stand vorhanden ist

Der Vorstand - 13.April 2021


Am 7.2.2021 fand die erste virtuelle Vorstandsitzung des neugewählten Vorstandes statt. Die 2 stündige Beratung der Mitglieder des Vorstandes hatte als einen Hauptschwerpunkt, die Feststellung und den Stand der Übernahme der Geschäftsunterlagen und Verantwortlichkeiten vom letzten Vorstand. Es konnte eine fast vollständige Übergabe festgestellt werden. In den nächsten Tagen werden, die dann noch offenen Sachverhalte durch individuelle Gespräche und Rückfragen geklärt.

In diesem Zusammenhang möchte der Vorstand folgende Veränderungen bei der ehrenamtlichen Tätigkeit von den Schachfreunden/innen bekanntgeben.

Ihre Tätigkeit u.a. beendet haben:

· Hartmut Böhnke Turnierausschuss Senat 1
· Elke Schludecker Turnierleiter Mixturniere und Spielausschuss Senat 2
· Rudolf Jacobs Datenschutzbeauftragter
· Torsten Schmidt Schul-und Jugendschachreferent
· Harald Schleef Referent des Schatzmeister (Wird noch die E/A Rechnung für 2020 erstellen und an den kommissarischen Schatzmeister übergeben)
· Uwe Eschert Versandreferent


Der Vorstand möchte den ausgeschiedenen Mitgliedern/innen für die in den letzten Jahren geleistete ehramtliche Arbeit danken und ihnen weiterhin viel Freude in unserem Verein wünschen.

Ihre Tätigkeit nahmen auf:

· Thomas Reichert ist neuer Datenschutzbeauftragter
· Michael Schirmer Referent der Geschäftsführung


Wir wünschen den beiden Schachfreunden in ihrer verantwortungsvollen Tätigkeit einen guten Start und sind überzeugt dass das Einbringen ihrer Erfahrungen unseren Verein weiter stabilisieren wird.

In diesem Zusammenhang möchte der Vorstand weitere Mitglieder/innen aufrufen sich aktiv an der Gestaltung unseres Vereinsleben zu beteiligen. Ob eine Einbindung in einer aktiven Mitarbeit oder als Ideengeber , der Vorstand möchte das Gespräch suchen und führen, um eine breite Mitgliedschaft für die Umsetzung von Bewährtem und ebenso wie notwendigen Veränderungen im Verein mit einzubinden.

Nur eine gemeinsame, vertrauensvolle und auf Augenhöhe geführte Diskussion wird die Basis sein, um dem BdF wieder neuen Glanz zu geben.

Mit diesen Worten möchte der Vorstand nicht die Tätigkeit und den Einsatz der ausgeschiedenen Ehrenamtler für unseren Verein schmälern. Der neue Vorstand sieht aber auch in der Wahl 2020, wo sich der letzte Vorstand nicht wieder zur Wahl stellte, einen deutlichen Hinweis für den Wunsch für nach Veränderungen und Modernisierung des Vereinsleben.

So wurden auf unserer ersten Vorstandssitzung nachfolgende Festlegungen getroffen:

1. Modernisierung der Mitgliederdatenbank, einschließlich der vereinsinternen Abläufe mit dem Ziel, eine Grundlage zu schaffen die für den Einsatz der Datenbank auf einer neuen Homepage zu schaffen.
2. Anlässlich des 75. Jubiläum des BdF im August 2021 Gestaltung einer neuen Homepage u.a. mit einem internen Bereich für alle Vereinsmitglieder/innen für den Austausch von vereinsspezifischen Informationen, entsprechend der Datenschutzverordnung.
3. Vorbereitung von Jubiläumsturnieren auf dem BdF Server bzw. ICCF Server, um allen Mitglieder/innen eine Möglichkeit zur Teilnahme zu geben und unser Jubiläum so zu feiern.
4. Vorbereitung der 14. Bundesligasaison, einschließlich der Überprüfungen sämtlicher Rahmenbedingungen für diese Meisterschaft
5. Modernisierung des Bereichs des Schatzmeisters und einschließlich einer stabilen Arbeitsweise, mit schnellen Reaktionszeiten, was dann auch auf den laufenden Turnierbetrieb einen positiven Einfluss hat.
6. Schaffung einer Arbeitsgruppe als Ersatz für den Leistungsreferenten (BdF und ICCF)
7. Bestätigung der Aufwandsentschädigungen für die Mitglieder des Vorstandes und die Beitragsbefreiung für das Jahr 2021 für aktive und ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder/innen.
8. Erstellung von Ablaufdiagrammen und Beschreibungen der jeweiligen Tätigkeiten und Vorgehensweisen, um eine größtmögliche Transparenz in die Arbeitsweisen zu schaffen und im Falle von Ausfällen einzelner Vorstandsmitglieder und Turnierleiter das Tagesgeschäft reibungslos fortführen zu können. Regelmäßiger, telefonischer Austausch der Vorstandsmitglieder untereinander
9. Der Vorstand wird durch regelmäßige Veröffentlichungen auf der Homepage über seine Tätigkeit bzw. den Vorhaben und Aktivitäten des Vereins, die Transparenz seiner Arbeit dokumentieren.



Der Vorstand - 17.Februar 2021

Liebe Schachfreunde/innen,  

In den letzten 14 Tagen hat der neue Vorstand begonnen, in einzelnen Bereichen die Materialien und vorhandenen Aufgabenstellungen zu übernehmen, um mit der kontinuierlichen Vorstandsarbeit fortzusetzen. In diesem Zusammenhang möchten wir den Schachfreunden/innen des vorherigen Vorstandes für die in den letzten Jahren geleistete Arbeit für unseren Verein danken. Sicher benötigen wir noch etwas Zeit bis eine vollständige Übernahme erfolgt ist.

Zu den ersten Ergebnissen unserer Tätigkeit gehörten die kommissarischen Berufungen von Peter Bieker zum Schatzmeister und Ronny Schlosser zum PR-Manager. Schachfreund Bieker hat seine Funktion als Revisor aufgegeben wodurch unser Verein bis zur nächsten Mitgliederversammlung nur einen Revisor hat.

Der Vorstand sieht es als einer seiner wichtigsten Aufgaben an, Transparenz in seiner Arbeit zu schaffen und möglichst viele Mitglieder zur Mitarbeit zu mobilisieren, um gemeinsam bei der Lösung der unterschiedlichsten Aufgaben im Verein mitzuwirken.

Veränderungen hat der Vorstand bereits eingeleitet. Dazu zählt, dass dieser auf Fragen/Anregungen, welche über mailkontakt@bdf-fernschachbund.de oder Forum eingehen, eine sachbezogene Antwort gibt. Diese beinhaltet eine sachliche und inhaltliche Auseinandersetzung des Vorstandes mit der jeweiligen Thematik. Die Veröffentlichung erfolgt ausschließlich durch den PR-Manager.

Eine weitere Veränderung wird es in Kürze im Zusammenhang mit der Mitgliederdatenbank geben. Ziel soll es sein, effektivere und somit schnellere Informationswege zu installieren, wodurch verantwortliche Personen schneller reagieren können (z.B. bei Turnieranmeldungen, Beitritten zum BdF oder bei Nenngeldabfragen). Ein weiteres Ziel ist es unsere Homepage zu überarbeiten. Dabei sollen sowohl inhaltliche Änderungen, wie auch optische Veränderungen angestoßen werden. Eventuell ist bereits bis zum 75. Geburtstag eine überarbeitete Homepage verfügbar. Für diese Vorhaben brauchen wir die Unterstützung der Mitglieder.

Die Wahlen 2020 haben als Ergebnis eine völlig neue Zusammensetzung des Vorstandes ergeben, der bemüht und bestrebt ist schnell in seine Verantwortung hineinzuwachsen. Trotzdem braucht es auch ein wenig Verständnis und Geduld der Mitglieder, wenn erwünschte Veränderungen oder Anfragen nicht unmittelbar erfüllbar sind. Ideen, Vorschläge und die Hilfe unserer Mitglieder sind jederzeit erwünscht und willkommen. Lasst uns gemeinsam den neuen Weg bestreiten und das Schiff Deutscher Fernschachbund auf Kurs bringen


Der Vorstand - 17.Januar 2021